Come risolvere il problema della gestione di vecchi archivi cartacei
Chi non ha uno scomparto in uno scaffale o addirittura un armadio intero per riporre vecchie carte e documenti di vario genere. Oppure pile di hard disk inutilizzati o addirittura di floppy risalenti ad altre epoche contenenti chissà quali informazioni. Dati su dati che rimangono accatastati in un angolo.
Alcuni sono da conservare, per esempio ricevute e bollette, ma altri semplicemente non abbiamo voglia di buttarli. O meglio, nel dubbio che contengano dati riservati, si pensa che è più sicuro tenerli nella scrivania dell’ufficio. E quando il cassetto è davvero pieno, come fare?
I rischi sullo smaltimento fai-da te
Alcuni dati si ha l’obbligo di conservarli per un determinato periodo. Le bollette di luce e gas per esempio sarebbe bene tenerle per 5 anni. Per altri documenti invece si tende ad accumularli senza un vero motivo, o perché non abbiamo voglia di occuparcene o perché non vogliamo correre il rischio di divulgare per errore alcune informazioni sensibili. O anche perché non si sa semplicemente come procedere.
Quindi, ritorniamo al nostro il cassetto stracolmo, come agire?
Nel caso di documenti contenti coordinate bancarie, numeri di telefono, nomi, indirizzi o informazioni riguardati lo stato di salute di un paziente per esempio è importante sapere come smaltirli nel modo e nei tempi corretti. Effettuare una pulizia dei nostri archivi gettando la carta nel bidone non esenta dalle responsabilità, anzi. Nemmeno provando a sminuzzare il foglio prima di buttarlo o servirsi dei comuni distruggi documenti è sufficiente. Ci sono dei metodi volti a recuperare quelle informazioni che diamo per irrecuperabili.
Attenzione alle informazioni private che gettiamo nella spazzatura
Uno dei modi per ottenere dati che altri hanno cestinato è il Trashing. Consiste nella pratica di rovistare nelle immondizie in cerca di estratti conto, bollette, appunti personali o qualsiasi altro documento contenente informazioni riservate. Anche se i fogli che buttiamo via li spezziamo o li trituriamo con un distruggi documenti da ufficio il rischio per la privacy personale o dei nostri clienti è sempre presente.
Ci sono infatti dei software di facile reperibilità in grado di riassemblare i testi a partire delle strisce di carta. Questi particolari software nascono con l’intento di aiutare nel recupero di informazioni distrutte erroneamente, ma un uso sbagliato può trasformarli in strumenti pericolosi.
Una distruzione con strumenti professionali, oltre ad aiutarti nella gestione di grandi quantità di rifiuti, è in grado di ridurre i fogli in minuscole parti, proprio per evitare il rischio che qualcuno provi a mettere insieme i pezzi. Con la distruzione da parte di professionisti inoltre ottieni una certificazione che tutela la persona da eventuali problemi legali legati alla privacy e al furto di dati sensibili.
La soluzione: il nostro servizio distruzione certificata BOX
Invece di accumulare tutto in un armadio stracolmo, riponi i tuoi documenti in un apposto contenitore sigillato fino al suo smaltimento. Così terrai la tua documentazione riservata che non ti serve più in un luogo sicuro, pronto per essere smaltito non appena risulta pieno. Ti forniamo il raccoglitore e veniamo a ritirarlo direttamente nella tua azienda. Ecco come funziona:
1.Ti dotiamo di un contenitore di sicurezza con lucchetto che solo tu puoi aprire e in cui puoi accumulare i documenti da distruggere.
2.Quando il contenitore è pieno, lo ritiriamo e lo portiamo nella nostra sede, compilando l’apposito formulario di identificazione rifiuti.
3.Fissiamo un appuntamento in sede per la distruzione certificata: sarai tu ad aprire il contenitore e potrai assistere alla distruzione.
4.Al termine delle operazioni, ti rilasciamo il certificato di avvenuta distruzione.
Abbiamo pensato a quattro tipi di servizio per la distruzione sicura dei tuoi documenti, su misura per ogni esigenza. Scoprili tutti (link) o contattaci direttamente per avere tutte informazioni sulla soluzione migliore per te.
