Wie man Dokumente richtig entsorgt

WAS ZU BEACHTEN IST, DAMIT KEINE SANKTIONEN VERHÄNGT WERDEN

In jedem Unternehmen fallen täglich tonnenweise Dokumente an, die archiviert und entsorgt werden müssen.
Tag für Tag stellt dies ein großes Problem für Unternehmen oder Büros dar, die gezwungen sind, Räumlichkeiten und Lösungen zu finden, um die gesetzlich vorgeschriebene Papiermenge zu bewältigen.

Unternehmen, die buchhalterische, steuerliche, administrative oder vertrauliche Dokumente erstellen, sind gesetzlich verpflichtet, diese mindestens 10 Jahre im Unternehmen aufzubewahren.

Und danach?

Dann können diese Dokumente vernichtet werden, aber nur unter Einhaltung bestimmter Verfahren zur Vernichtung von Dokumenten, die durch die geltenden Gesetze geregelt sind.

WARUM DOKUMENTE VERNICHTEN

Das Versäumnis, Dokumente im Unternehmen zu vernichten, oder Nachlässigkeiten bei der Durchführung können unbeabsichtigt zu Vorfällen wie diesen führen:

1. Die Offenlegung sensibler Daten wie Bankkonten oder Krankenakten
2. Identitätsdiebstahl durch persönliche Informationen in Dokumentenn
3. Offenlegung von Rechtsdokumenten im Zusammenhang mit anhängigen Rechtsstreitigkeiten
4. Industriespionage durch Weitergabe vertraulicher Informationen

Darüber hinaus wird die Vernichtung von Unternehmensunterlagen durch spezifische Gesetze geregelt, die in der Gesetzesverordnung 196/03 (Datenschutzgesetz) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) enthalten sind, die am 25. Mai 2018 in der gesamten Europäischen Union in Kraft getreten ist.

FOLGEN DER NICHTVERNICHTUNG SENSIBLER DATEN

Jedes Dokument, das sensible Kundendaten wie Steuernummern, Telefonnummern oder persönliche E-Mails enthält, muss zwangsläufig dem in den Vorschriften für die Vernichtung sensibler Dokumente vorgeschriebenen Entsorgungsverfahren entsprechen.

Die Verantwortung des Unternehmens, dem die Dokumente gehören, endet nicht mit der Vernichtung, sondern erstreckt sich auch auf den Umgang mit den Abfällen und deren Entsorgung. Die Nichteinhaltung der Vorschriften kann zu straf-, zivil- und verwaltungsrechtlichen Problemen sowie zu hohen Geldstrafen von bis zu 4 % des Unternehmensumsatzes führen.

Deshalb müssen sie entsorgt werden. Und zwar richtig.

WIE DOKUMENTE ORDNUNGSGEMÄSS VERNICHTET WERDEN

Die Vernichtung von Papierdokumenten, die sensible Daten enthalten, erfolgt durch Schreddern. Nach dem Schreddern werden die Dokumente in Ballen gepresst, was die Lagerung und den Transport zur Entsorgung erleichtert.

WIE WIR BEI FV LOGISTICA ARBEITEN

Wir sind auf die Vernichtung sensibler Dokumente spezialisiert. Dank unserer Erfahrung und unserer professionellen Mittel sind wir organisiert und schnell.

So arbeiten wir:

Dank unserer Aktenvernichtungsanlage vor Ort erledigen wir das direkt bei Ihnen. Wir eliminieren das Risiko, dass Dokumente während des Transports verloren gehen, und Sie können die Vernichtung mit eigenen Augen sehen.

Ihre Dokumente sind nur in den Händen von befugten Personen und sonst niemandem

Mit unserer Maschine können wir große Mengen Papier gleichzeitig verarbeiten, was die Durchlaufzeiten verkürzt und Ihnen die Anschaffung eines professionellen Schredders erspart

Sensible Daten müssen unlesbar sein, daher ist es wichtig, sie auf sehr kleine Fragmente zu reduzieren. Unsere Maschine kann sie auf weniger als 6 Millimeter verkleinern

Um unangenehme Folgen zu vermeiden, ist es wichtig, sich einem Unternehmen anzuvertrauen, das auf diese Behandlung spezialisiert ist.

Lernen Sie unser Angebot kennen: der Dienst der Dokumentenvernichtung vor Ort .