Dalla logistica agli allestimenti
L’organizzazione di un qualsiasi evento implica sinergie tra diversi attori, collaborazioni tra enti e professionisti. Tanti sono i fattori da considerare per avere tutto sott’occhio e non lasciare nulla al caso.
Per ogni evento ben riuscito c’è una logistica organizzata e preparata negli allestimenti e nel trovare soluzioni ad hoc.
L’allestimento di eventi o fiere non si limita al trasporto e montaggio di stand, palchi e altre strutture. La parte di logistica e preparazione che precede i vari lavori sul campo è una parte fondamentale per una realizzazione di successo. È necessaria una coordinazione delle squadre di lavoro, dei compiti, degli spostamenti e dei mezzi necessari per riuscire a portare a termine il lavoro nei tempi e modalità concordate.
Inoltre è bene avere sempre un piano pronto in caso di imprevisti o richieste dell’ultimo minuto. Per esempio, avere a disposizione delle coperture delle zone all’aperto in caso di pioggia o delle soluzioni collaudate per altri imprevisti è sempre consigliato.
Per quanto l’esperienza aiuti sempre e più eventi si prendono in carico, più si acquisiscono competenze in merito, è bene ricordare che ogni evento è diverso. Per esempio se è necessario spostare oggetti preziosi come delle opere d’arte procedure e modalità hanno tutto un altro peso rispetto al trasporto di oggetti comuni. O se nel trasporto sono inclusi cibi o bevande, la temperatura diventa sicuramente un elemento da non sottovalutare.
Ultimo aspetto da tenere presente per trasporti e allestimenti sono le normative da rispettare. Anche solo l’accesso ad un centro storico e quindi a traffico limitato può comportare burocrazia e richieste da mettere tra le priorità, soprattutto per quanto riguarda le tempistiche.
La nostra esperienza
Da anni ci occupiamo degli allestimenti per alcuni degli eventi simbolo di Trento, come il Festival dell’Economia, il Festival dello Sport o il Festival del Trentodoc. Sono eventi di grande portata, che coinvolgono il centro storico della città e accolgono interessati da tutta Italia e non solo.
Inoltre siamo coinvolti spesso nell’allestimento nelle fiere per il montaggio di stand e cartellonistica per espositori.
Festival dell’Economia, Trento 25-26 maggio 2023.
Come agiamo:
- Il primo step per una corretta organizzazione è sempre il confronto diretto con il cliente e le sue richieste. Più abbiamo una chiara visione dell’evento, degli spazi e del tipo di allestimento richiesto, più è facile per noi sapere esattamente come agire.
- A questo punto ci occupiamo di stilare una lista delle risorse di personale e di attrezzature che ci occorrono e concordare delle scadenze.
- Il tutto viene organizzato e progettato secondo il calendario stabilito in modo che ogni componente del team abbiamo chiaro il proprio compito.
- Infine rimane la messa in atto degli allestimenti e ovviamente dello sgombero di tutte le strutture una volta terminato l’evento.
Per qualsiasi richiesta o informazione non esitare a contattarci.
Festival dello Sport, Trento 12-15 ottobre 2023.
