Von der Logistik zur Ausstattung
Die Organisation von Veranstaltungen bedingt Synergien zwischen verschiedenen Akteuren, Kooperationen zwischen Behörden und Fachleuten. Es gibt zahlreiche Faktoren zu berücksichtigen, um alles im Blick zu haben und nichts dem Zufall zu überlassen.
Für jede gelungene Veranstaltung gibt es eine organisierte und gut vorbereitete Logistik bei der Ausstattung und beim Finden von Adhoc-Lösungen.
Die Ausstattung von Veranstaltungen oder Messen beschränkt sich nicht auf den Transport und die Montage von Ständen, Bühnen und anderen Aufbauten. Der Teil von Logistik und Vorbereitung vor den unterschiedlichen Arbeiten vor Ort ist ein wesentlicher Teil für eine erfolgreiche Umsetzung. Es ist eine Koordination der Arbeitsteams, der Aufgaben, der Transporte und der nötigen Fahrzeuge erforderlich, um die Arbeit zu den vereinbarten Zeiten und Modalitäten abzuschließen.
Außerdem ist es gut, bei unvorhergesehenen Dingen oder Anfragen in der letzten Minute immer einen Plan B zu haben. Beispielsweise empfiehlt es sich immer, Abdeckungen für Bereiche im Freien bei Regen oder bewährte Lösungen für andere unvorhergesehene Situationen zur Verfügung zu haben.
Auch wenn Erfahrung immer gut ist und man an Kompetenz gewinnt, je mehr Veranstaltungen man abwickelt, darf man nicht vergessen, dass jede Veranstaltung anders ist. Wenn es z.B. notwendig ist, kostbare Gegenstände wie Kunstwerke zu transportieren, haben Verfahrensweisen und Modalitäten ein ganz anderes Gewicht als der Transport von herkömmlichen Gegenständen. Oder wenn beim Transport Essen oder Getränke dabei sind, wird die Temperatur sicherlich ein Element, das nicht zu unterschätzen ist.
Der letzte Aspekt, den es bei Transporten und Ausstattung zu berücksichtigen gilt, sind die einzuhaltenden Normvorschriften. Selbst eine vermeintliche Kleinigkeit wie die Zufahrt zu einer Altstadt, also mit Verkehrsbeschränkung, kann eine Menge Bürokratie und Anfragen mit sich bringen, die auf die Prioritätenliste kommen, vor allem in Bezug auf den Zeitplan.
Unsere Erfahrung
Wir kümmern uns seit Jahren um die Ausstattung für einige der symbolträchtigen Veranstaltungen von Trient, wie das Wirtschaftsfestival, das Sportfestival oder das Trentodoc-Festival. Es sind Veranstaltungen von großer Tragweite, die in der Altstadt stattfinden und Interessierte aus ganz Italien und darüber hinaus anlocken.
Außerdem kümmern wir uns oft um die Ausstattung von Messen für die Montage von Ständen und Plakaten für Aussteller.
Wirtschaftsfestival, Trient 25.-26. Mai 2023.
So gehen wir vor:
- Der erste Schritt für eine korrekte Organisation ist stets das direkte Gespräch mit dem Kunden, um seine Anforderungen kennenzulernen. Je klarer die Vision der Veranstaltung, der Bereiche und der Art der gewünschten Ausstattung ist, umso einfacher wird es für uns, da wir wissen, wie wir vorgehen müssen.
- Anschließend schreiben wir eine Liste mit den Ressourcen in Bezug auf Personal und Ausrüstung, die wir brauchen, und vereinbaren die Fristen.
- Alles wird nach dem Kalender organisiert und geplant, der so gestaltet ist, dass jedes Mitglied genau weiß, welche Aufgabe es übernehmen muss.
- Somit bleiben nur noch die Montage der Ausstattung und natürlich die Demontage aller Aufbauten nach Beendigung der Veranstaltung.
Bei Fragen oder Unklarheiten dürfen Sie uns gerne kontaktieren
Sportfestival, Trient 12.-15. Oktober 2023.