I nostri consigli e servizi per i tuoi documenti riservati
Che tu abbia uno studio di avvocati o di commercialisti saprai bene che la gestione corretta dei documenti cartacei è fondamentale. Anche se siamo circondati sempre di più da procedure e documentazioni digitali, la carta oggi serve ancora, soprattutto per alcuni ambiti e obblighi di legge.
Sui tempi e norme di conservazione di determinati documenti ne avevamo parlato anche in questo articolo.
La gestione degli archivi cartacei è un aspetto fondamentale per molte organizzazioni che devono affrontare la sfida di conservare documenti importanti in modo sicuro e conforme alle normative sulla privacy.
Quando si tratta di decidere quali documenti cartacei conservare, è importante considerare sia gli obblighi legali che le esigenze specifiche dell'azienda. In generale, i documenti che contengono informazioni finanziarie, contratti legali, dati sensibili dei clienti e altri record importanti dovrebbero essere conservati per un determinato periodo di tempo. Da qui nasce l’esigenza di una corretta gestione degli archivi cartacei, sia in termini di sicurezza e tutela dei dati sensibili sia di organizzazione degli spazi e modalità di catalogazione e smaltimento dei dati non più necessari.
Un approccio efficace alla gestione degli archivi prevede l'implementazione di sistemi organizzativi chiari e strumenti adeguati come etichettatura accurata dei file, registri dettagliati delle operazioni e procedure chiaramente definite per l'accesso ai documenti. Inoltre è richiesta un’attenzione ai dettagli, una conformità normativa e una rigorosa protezione della privacy. Investire nel corretto mantenimento dei documenti cartacei può aiutare le organizzazioni a evitare problemi legali, migliorare l'efficienza operativa e garantire la sicurezza delle informazioni sensibili.
In poche parole gestire correttamente un archivio di documenti richiede spazio, tempo e risorse.
Una gestione efficiente significa anche consapevolezza dei tempi e misure di conservazione e smaltimento dei documenti che non servono più. Sulla corretta eliminazione dei documenti riservati avevamo dato dei consigli utili in questo articolo.
Se stai cercando una soluzione per i tuoi documenti, noi ti offriamo una gestione degli archivi cartacei sicura ed efficace per la tua azienda o organizzazione.
COME FUNZIONA:
- Recapito tempestivo dei documenti fisici.
Se hai bisogno della copia cartacea di un documento, possiamo prevedere anche un servizio di consegna in meno di 24 ore. Una volta terminata la consultazione, ci occuperemo noi di ritirare il documento e ricollocarlo in archivio. - Consultazione.
Semplicemente preannunciando la necessità, potrai accedere ai locali di archivio e consultare i tuoi documenti dal lunedì al venerdì, dalle 8 alle 18. - I tuoi documenti al sicuro
La struttura deposito è dotata di un impianto di rilevazione dei fumi e di un sistema di monitoraggio anti ratti. Con noi, il tuo archivio sarà a prova di ospiti indesiderati e di calamità naturali. - Segretezza garantita.
I documenti di un’azienda contengono informazioni confidenziali: per questo vengono trattati con riservatezza dai nostri professionisti. Il deposito è videosorvegliato 24/24 con un sistema anti-intrusioni. - Conformità GDPR e tutela della privacy.
Il nostro servizio di gestione archivi rispetta le disposizioni GDPR (General Data Protection Regulation) sulla protezione dei dati e tutela della privacy delle informazioni personali. - Distruzione certificata di documenti non più necessari.
Grazie al nostro servizio di distruzione documenti certificato professionale, ci occupiamo di distruggere e smaltire i documenti che non occorre più tenere in archivio.
QUALI SONO I VANTAGGI DEL NOSTRO SERVIZIO:
- Liberi spazio
- Risparmi tempo e risorse.
- Contieni i costi.
- Eviti le sanzioni.
Che aspetti? Se hai bisogno di gestire i tuoi archivi e i tuoi documenti contattaci, sapremo consigliarti la soluzione giusta per te! Contattaci.
