Unsere Tipps und Leistungen für Ihre vertraulichen Dokumente
Egal, ob Sie eine Anwaltskanzlei oder eine Buchhaltungsfirma haben – Sie wissen bestimmt, dass der richtige Umgang mit Papierdokumenten von grundlegender Bedeutung ist. Auch wenn wir immer mehr von digitalen Verfahren und Dokumentationen umgeben sind, ist Papier auch heute noch nützlich, vor allem für manche gesetzlichen Bereiche und Verpflichtungen.
Über die Aufbewahrungsfristen und -vorschriften für bestimmte Dokumente haben wir auch in diesem Artikel gesprochen.
Die Verwaltung der Papierarchive ist ein wesentlicher Aspekt für viele Organisationen, die vor der Herausforderung stehen, wichtige Dokumente sicher und im Einklang mit den Normvorschriften zum Datenschutz aufzubewahren.
Wenn es darum geht, zu entscheiden, welche Papierdokumente aufbewahrt werden sollen, ist es wichtig, sowohl die gesetzlichen Verpflichtungen als auch die speziellen Anforderungen des Unternehmens zu berücksichtigen. Im Allgemeinen müssen Dokumente, die finanzielle Informationen, rechtliche Verträge, sensible Kundendaten und weitere wichtige Aufzeichnungen enthalten, für eine bestimmte Dauer aufbewahrt werden. Daher das Bedürfnis nach einem richtigen Umgang mit Papierarchiven, sowohl im Hinblick auf die Sicherheit und den Schutz sensibler Daten als auch in Bezug auf die Organisation der Räumlichkeiten, die Art der Katalogisierung sowie die Entsorgung der nicht mehr benötigten Daten.
Ein effizienter Ansatz für die Verwaltung der Archive beinhaltet die Implementation von klaren Organisationssystemen und entsprechenden Werkzeugen wie genaue Kennzeichnung von Dateien, detaillierte Aufzeichnungen über die Vorgänge und klar definierte Abläufe für den Zugriff auf die Dokumente. Außerdem sind Aufmerksamkeit auf Details, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und ein rigoroser Datenschutz erforderlich. In die korrekte Aufbewahrung von Papierdokumenten zu investieren, kann den Organisationen helfen, rechtliche Probleme zu vermeiden, die Betriebseffizienz zu verbessern und die Sicherheit sensibler Informationen zu garantieren.
Kurz: Die korrekte Verwaltung eines Dokumentenarchivs erfordert Platz, Zeit und Ressourcen.
Eine effiziente Verwaltung bedeutet auch Bewusstsein für die Fristen und Maßnahmen der Aufbewahrung und der Entsorgung der Dokumente, die nicht mehr benötigt werden. Zur korrekten Entsorgung vertraulicher Dokumenten haben wir hilfreiche Tipps in diesem Artikel gegeben.
Wenn Sie eine Lösung für Ihre Dokumente suchen, bieten wir Ihnen eine sichere und effiziente Verwaltung von Papierarchiven für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation an.
FUNKTIONSWEISE:
- Rechtzeitige Lieferung von physischen Dokumenten.
Wenn Sie eine Papierkopie eines Dokuments brauchen, können wir auch einen Lieferservice in weniger als 24 Stunden vereinbaren. Sobald die Einsichtnahme beendet ist, holen wir das Dokument wieder ab und bringen es zurück ins Archiv. - Abfrage.
Nach einfacher Vorankündigung erhalten Sie Zugang zu den Archivräumlichkeiten und können Ihre Dokumente von Montag bis Freitag zwischen 8 und 18 Uhr einsehen. - Ihre Dokumente in Sicherheit.
Die Lageranlage ist mit einer Rauchmeldeanlage und einem Rattenüberwachungssystem ausgestattet. Mit uns ist Ihr Archiv vor unerwünschten Gästen und Naturkatastrophen geschützt. - Garantierte Geheimhaltung.
Die Dokumente eines Unternehmens enthalten vertrauliche Informationen: Deshalb werden sie von unseren Profis mit Verschwiegenheit behandelt. Das Lager wird rund um die Uhr mit einem Einbruchschutz-System videoüberwacht. - DSGVO-Konformität und Datenschutz
Unser Archivmanagementsystem entspricht der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) zum Datenschutz und Schutz der personenbezogenen Informationen. - Zertifizierte Aktenvernichtung nicht mehr nötig.
Dank unserem professionellen Aktenvernichtungsservice kümmern wir uns um die Vernichtung und Entsorgung von Dokumenten, die nicht mehr im Archiv aufbewahrt werden müssen.
DIE VORTEILE UNSERES SERVICE:
- Sie machen Platz frei
- Sie sparen Zeit und Ressourcen.
- Sie dämmen die Kosten ein.
- Sie verhindern Sanktionen.
Worauf warten Sie noch? Wenn Sie Ihre Archive und Ihre Dokumente verwalten müssen, können wir Ihnen die für Sie passende Lösung empfehlen! Contattaci.
