Norme e procedure per una conservazione corretta e per non incorrere in sanzioni
Anche se siamo nell’era della digitalizzazione, i documenti cartacei da produrre e conservare sono tanti. Talmente tanti che spesso le aziende non hanno lo spazio per archiviare tutto e devono ricorrere a metodi e location alternativi per poter gestire la mole di materiale che va mantenuta secondo la legge vigente.
Soprattutto gli studi professionali come commercialisti, consulenti del lavoro, avvocati, notai, hanno la necessità di trasferire molte informazioni su carta e di avere un servizio che tuteli la privacy dei loro clienti.
Ma andiamo per gradi, iniziando a capire per quanto vanno conservati i documenti cartacei.
Periodo di conservazione dei documenti cartacei
I documenti devono essere conservati per un determinato periodo di tempo che varia in base al tipo di documento. Il tempo di conservazione, in linea generale, va da un minimo di un anno a un massimo di venti anni.
Un discorso a parte va fatto per la conservazione dei dati aziendali, normati dall’articolo 2220 del Codice Civile.
“Le scritture [contabili] devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.”
Vanno conservati quindi tutti i documenti che attestino i movimenti economico-finanziari di un’azienda e altri documenti aziendali per un minimo di 10 anni.
Vediamo nel dettaglio quali sono le tipologie di documenti che vanno conservati.
Quali documenti cartacei vanno conservati?
La conservazione dei documenti aziendali non riguarda solo quelli di natura contabile, normati da legge, ma anche tutti quei documenti che per un'azienda rivestono importanza per il normale svolgimento della propria attività, come i contratti o le e-mail.
Per quanto riguarda invece la conservazione dei documenti che contengono dati particolari, vanno tenuti separati dalle altre categorie di documenti (fatture, contratti ecc.) e archiviati con chiusure di sicurezza, il cui accesso è riservato solo alle persone responsabili al trattamento di tali dati. Il rischio della perdita di riservatezza può avere conseguenze impattanti sul futuro di un’azienda, con sanzioni e rischio di perdita di credibilità. Se ti interessa approfondire l’argomento, ne abbiamo parlato qui.
Elenco dei documenti aziendali da conservare
Secondo l’ordinamento italiano devono essere conservati (anche in formato elettronico) i seguenti documenti:
- Libro giornale;
- Libro degli inventari;
- Libro mastro;
- Scritture ausiliarie di magazzino;
- Registro dei beni ammortizzabili;
- Registri Iva;
- Dichiarazioni fiscali;
- Modelli di pagamento F23 e F24;
- Libri sociali;
- Bilancio e documenti annessi;
- Fatture attive e passive e Documenti di Trasporto;
- Ricevute e scontrini fiscali.
Dove la legge non impone un obbligo di conservazione del documento in formato digitale (previsto invece per documenti quali le fatture elettroniche attive, passive e le PEC) è possibile scegliere il formato cartaceo.
Ma quando la carta diventa davvero troppa da gestire, come si fa? Esistono i servizi esterni di gestione archivio, che è quello che facciamo anche noi di FV Logistica.
Cosa facciamo per voi
Come abbiamo visto, gestire un archivio di documenti cartacei a norma di legge richiede spazio, tempo e risorse. Per questo noi di FV Logistica abbiamo ideato una soluzione per tutte quelle aziende, enti e liberi professionisti che per legge devono custodire e gestire importanti quantità di documenti cartacei. Abbiamo adibito una parte del nostro magazzino di Trento a deposito sorvegliato per archivi cartacei.
Ecco cosa significa affidare il servizio di conservazione documenti alla nostra azienda:
- Accedere quando vuoi, da remoto, all’elenco dei tuoi documenti : grazie all’apposito software di gestione dell’archivio.
- Farti recapitare in tempi brevi i documenti fisici di cui hai bisogno con un servizio di consegna in meno di 24 ore.
- Consultare i documenti tutti i giorni: con un appuntamento, dalle 8 alle 18.
- Avere la garanzia della sicurezza : grazie al nostro impianto di rilevazione dei fumi, il sistema di monitoraggio anti ratti e la videosorveglianza 24/24.
- Tutela della privacy: e rispetto delle norme del GDPR.
- Distruzione certificata di documenti non più necessari: con il nostro servizio di distruzione documenti certificato professionale
Per saperne di più, puoi visitare la pagina del nostro sito dedicata alla gestione di archivi oppure chiamaci per un preventivo senza impegno.
