REGELN UND VERFAHREN FÜR EINE ORDNUNGSGEMÄSSE AUFBEWAHRUNG UND ZUR VERMEIDUNG VON SANKTIONEN
Obwohl wir uns im Zeitalter der Digitalisierung befinden, müssen immer noch viele Papierdokumente erstellt und aufbewahrt werden. So viele, dass Unternehmen oft nicht den Platz haben, um alles aufzubewahren und auf alternative Methoden und Orte zurückgreifen müssen, um die Menge an Material, die gemäß den gesetzlichen Bestimmungen aufbewahrt werden muss, zu bewältigen.
Vor allem Freiberufler wie Steuerberater, Arbeitsberater, Rechtsanwälte und Notaremüssen viele Informationen auf Papier übertragen und benötigen einen Service, der die Privatsphäre ihrer Kunden schützt.
Doch gehen wir Schritt für Schritt vor und beginnen mit der Frage, wie lange Papierdokumente aufbewahrt werden müssen.
AUFBEWAHRUNGSFRIST FÜR PAPIERUNTERLAGEN
Dokumente müssen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, der von der Art des Dokuments abhängt. Im Allgemeinen beträgt die Aufbewahrungsfrist mindestens ein Jahr und höchstens zwanzig Jahre.
Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, die in Artikel 2220 des Bürgerlichen Gesetzbuches geregelt ist, muss gesondert diskutiert werden.
„Buchhaltungsunterlagen müssen zehn Jahre ab dem Datum des letzten Eintrags aufbewahrt werden. Die eingegangenen Rechnungen, Briefe und Telegramme sowie die Kopien der versandten Rechnungen, Briefe und Telegramme müssen für denselben Zeitraum aufbewahrt werden.”
Demnach müssen alle Dokumente, die die wirtschaftlichen und finanziellen Bewegungen eines Unternehmens belegen, sowie andere Geschäftsunterlagen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Betrachten wir im Einzelnen, welche Arten von Dokumenten aufbewahrt werden müssen.
WELCHE PAPIERUNTERLAGEN MÜSSEN AUFBEWAHRT WERDEN?
Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen betrifft nicht nur die gesetzlich vorgeschriebenen Buchhaltungsunterlagen, sondern alle Dokumente, die für die normale Geschäftstätigkeit eines Unternehmens wichtig sind, wie z. B. Verträge oder E-Mails.
Was die Aufbewahrung von Dokumenten mit besonderen Daten betrifft, so müssen diese getrennt von anderen Dokumentenkategorien (Rechnungen, Verträge usw.) aufbewahrt und mit Sicherheitsschlössern archiviert werden, zu denen nur die für die Verarbeitung dieser Daten zuständigen Personen Zugang haben. Das Risiko des Verlusts der Vertraulichkeit kann weitreichende Folgen für die Zukunft eines Unternehmens haben, da Strafen verhängt werden können und die Gefahr des Verlusts der Glaubwürdigkeit besteht. Weitere Informationen finden Sie hier.
LISTE DER AUFZUBEWAHRENDEN GESCHÄFTSUNTERLAGEN
Nach italienischem Recht müssen folgende Dokumente (auch in elektronischer Form) aufbewahrt werden:
- Kontenjournal;
- Inventarbuch;
- Hauptbuch;
- Bestandsaufzeichnungen;
- Register der abschreibungsfähigen Vermögenswerte;
- Mehrwertsteuer-Register;
- Steuererklärungen;
- Zahlungsformulare F23 und F24;
- Gesellschaftsbücher;
- Haushaltsplan und Begleitdokumente;
- Aktive und passive Rechnungen und Transportdokumente;
- Quittungen und Steuerbescheinigungen.
In den Fällen, in denen das Gesetz keine Verpflichtung zur Aufbewahrung des Dokuments in digitaler Form vorsieht (was für Dokumente wie elektronische Rechnungen und PEC erforderlich ist), ist es möglich, das Papierformat zu wählen.
Aber was tun, wenn das Papier zu viel wird? Es gibt externe Archivverwaltungsdienste, die wir bei FV Logistica ebenfalls anbieten.
WAS WIR FÜR SIE TUN
Wie wir gesehen haben, erfordert die Verwaltung eines gesetzeskonformen Archivs von Papierdokumenten Platz, Zeit und Ressourcen. Aus diesem Grund hat FV Logistica eine Lösung für alle Unternehmen, Organisationen und Freiberufler entwickelt, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften große Mengen an Papierdokumenten aufbewahren und verwalten müssen. Wir haben einen Teil unseres Lagers in Trient in ein überwachtes Lager für Papierarchive umgewandelt.
Das ist es, was es bedeutet, unserem Unternehmen den Service der Dokumentenaufbewahrung anzuvertrauen:
- Mit der Archivverwaltungssoftware haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf die Liste Ihrer Dokumente.
- Erhalten Sie schnell die gewünschten physischen Dokumente mit einem Lieferservice in weniger als 24 Stunden.
- Tägliche Einsichtnahme: nach Terminvereinbarung von 8 bis 18 Uhr.
- Garantierte Sicherheit: dank Rauchmelder, Rattenschutz und 24-Stunden-Videoüberwachung.
- Schutz der Privatsphäre: und Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.
- Zertifizierte Vernichtung nicht mehr benötigter Dokumente: durch unseren professionellen und zertifizierten Aktenvernichtungsdienst.>
Wenn Sie mehr erfahren möchten, besuchen Sie die Seite Archivmanagement auf unserer Website oder rufen Sie uns für ein unverbindliches Angebot an.
