AUFBEWAHRUNGSFRISTEN FÜR STEUERUNTERLAGEN WIE 730, FINANZ- UND HANDELSUNTERLAGEN
Die Aufbewahrung von Dokumenten ist eine Möglichkeit, sich gegen Zahlungsaufforderungen, Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten wegen nicht gezahlter Bußgelder oder Steuern zu schützen. Allerdings nehmen Dokumente Platz in Anspruch, so dass es besser ist, nur die wirklich notwendigen Dokumente aufzubewahren.
Die Welt der Aufbewahrung von Dokumenten ist zweigeteilt: Dokumente, die von Privatpersonen aufbewahrt werden müssen und für die bestimmte Aufbewahrungsfristen gelten, und Geschäftsunterlagen, die strengeren Auflagen unterliegen.
AUFBEWAHRUNG VON UNTERLAGEN VON PRIVATPERSONEN: WIE LANGE
Es gibt nur wenige Unterlagen von Privatpersonen, für die eine Aufbewahrungspflicht besteht: bei vielen Dokumenten ist der angegebene Zeitraum eine Empfehlung.
2 Jahre
- Kassenbons (26 Monate)
3 Jahre
- Kfz-Steuer
- Zahlungsbelege
5 Jahre
- Steuererklärung
- Rechnungen
- Geldbußen
- Nebenkosten der Hausverwaltung
- Miete
- Hypothek
- Boni für Gebäudesanierung
- Grundsteuern
- Medizinische Kosten
10 Jahre
- Gesundheitsunterlagen (Röntgenbilder, Arztbesuche, Fitness...)
Für immer
- Notarielle Urkunden
- Heirats-/Trennungs-/Scheidungsurkunden
- Zeugnisse und Diplome
- Medizinische Unterlagen
730 UND STEUERERKLÄRUNGEN
Alle Steuerunterlagen müssen 7 Jahre lang aufbewahrt werden. Um genau zu sein
- bis zum 31. Dezember des fünften Jahres nach Einreichung der Steuererklärung
- bis zum 31. Dezember des sechsten Jahres nach Einreichung der Quittungen.
Dies sind die letzten Daten, an denen das Finanzamt den Steuerbescheid wegen nicht ordnungsgemäßer Erklärung oder Nichtabgabe beanstanden kann.
WARUM SOLLTE MAN QUITTUNGEN 26 MONATE LANG AUFBEWAHREN?
Die empfohlene Aufbewahrungsfrist für Quittungen beträgt zwei Jahre und zwei Monate: eine Zeitspanne, die vom Gesetzgeber als Frist für die Inanspruchnahme der Garantie der Ware festgelegt wurde.
Die Gewährleistungsfrist beträgt "zwei Jahre ab Ablieferung der Ware; Ansprüche wegen eines Mangels, den der Verkäufer nicht arglistig verschwiegen hat, verjähren in jedem Fall spätestens in 26 Monaten (24 Monate plus 2 Monate ab Entdeckung) ab Ablieferung der Ware"
Durch die Aufbewahrung der Belege können wir also unsere Rechte im Falle von Mängeln oder Fehlfunktionen geltend machen.
DIE DAUER DER AUFBEWAHRUNG VON GESCHÄFTSUNTERLAGEN
Die Welt der Geschäftsunterlagen unterscheidet sich stark von den Dokumenten von Privatpersonen und ist in gewisser Weise einfacher. Gemäß Artikel 2220 des Zivilgesetzbuches,
müssen die Einträge zehn Jahre ab dem Datum des letzten Eintrags aufbewahrt werden.
Die eingegangenen Rechnungen, Briefe und Telegramme sowie die Kopien der gesendeten Rechnungen, Briefe und Telegramme müssen für denselben Zeitraum aufbewahrt werden.
(Die in diesem Artikel genannten Aufzeichnungen und Dokumente können in Form von Aufzeichnungen auf Bildträgern aufbewahrt werden, sofern die Aufzeichnungen mit den Dokumenten übereinstimmen und jederzeit mit Mitteln lesbar gemacht werden können, die von der Person zur Verfügung gestellt werden, die diese Datenträger verwendet).
Buchhaltungsunterlagen sind alle Dokumente, die die wirtschaftlichen, finanziellen oder kommerziellen Transaktionen eines Unternehmens aufzeichnen. Sie sind gesetzlich vorgeschrieben und müssen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zehn Jahre aufbewahrt werden. Wir haben hier ausführlich darüber gesprochen, welche Unterlagen von Gesetzes wegen aufbewahrt werden müssen.
Wenn Sie Ende 2022 die Versuchung verspüren, die Archive Ihres Unternehmens aufzuräumen, können Sie die Dokumente aus der Zeit vor 2012 gesetzeskonform entsorgen. Wenn Sie mehr über die Verfahren zur Vernichtung von Geschäftsunterlagen erfahren möchten, verweisen wir Sie auf unseren Artikel über die korrekte Entsorgung von Dokumenten.
DIE LÖSUNGEN VON FV LOGISTICA FÜR DIE LAGERUNG VON DOKUMENTEN
Die Verwaltung von Rechtsdokumenten erfordert viel Platz, um Hunderte von Ordnern, Belegen und Dokumenten sicher vor Einbruch oder Verlust aufzubewahren. Die Auslagerung des Dokumentenmanagements ist eine Lösung, die Platz im Lager oder im Unternehmen spart und Ressourcen und Zeit für produktivere Tätigkeiten freisetzt. Aus diesem Grund haben wir in Trient einen Dienst für die Aufbewahrung und Verwaltung von Papierarchiven eingerichtet.
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